Povestea Excel-ului cu bugetul

Pe scurt, de 3 ani îmi gestionez banii într-un Excel pe care l-am creat atunci. În speranța că ajută pe măcar o persoană, o să vă povestesc cum am ajuns la ideea de a-l crea și vă arăt cum l-am creat.

Inițial, eram descurajat să scriu despre asta, știind că mulți oameni își câștigă și gestionează banii mult mai bine. Apoi mi-am amintit că alții, așa cum eram și eu, nu și-i gestionează deloc și poate metoda asta simplă îi ajută sau le dă o idee.

Ca să fie clar de la început, niciodată n-am fost mână spartă și nu cred că mi s-a întâmplat să mi se termine banii înaintea lunii, oricât de puțini am avut. Îmi amintesc când lucram în cadrul departamentului financiar, de unde se colectau și bonurile de masă; la 30 de secunde după primirea mail-ului cu “au ajuns bonurile”, aproape toți ITștii bogați și foarte flămânzi de pe 7 etaje erau la coadă să le colecteze, coadă care uneori bloca intrarea pe etaj. Eu mi le colectam uneori după 2-3 zile.

În același timp, îmi plac detaliile, organizarea și controlul. Deci am o predispoziție spre disciplină și precizie în anumite aspecte ale vieții.

Acum 3 ani mi-am dorit să merg la Crankworx Les Gets, un festival cu competiții de Mountain Biking, în Alpi. A pornit de la a vrea să văd pe viu o competiție de Slopestyle, în care concurau elitele mondiale pe care le știam doar “de la televizor”. Cu ocazia asta, am zis că dacă tot mergem (eu cu Darian), să stăm o săptămână și să ne dăm cu biciclete închiriate de acolo prin Bikepark-urile din zonă, o experiență pe care n-am avut-o nici în România. A fost o săptămână ploioasă, friguroasă și noroioasă, competiția pe care doream s-o vedem s-a anulat din cauza condițiilor meteo, microbuzul care trebuia să ne ducă din Les Gets la aeroportul din Geneva ne-a tras țeapă și a trebuit să luăm taxi… deci o distracție totală (a se citi “băi de nămol alpine”) de 1,000+ EUR, aproape integral împrumutați de la fratele meu mai mic, care era Tester, deci ITst, deci mai bogat.

Erau 4,000 RON pe care voiam să-i înapoiez cât mai repede. Ambiția era 1,000 RON/lună.

Lucram mult în Excel ca și PMO pentru un client mare, calculam frecvent bugete și făceam lunar previziuni financiare. Îmi plăcea. Așa că mi s-a aprins un beculeț entuziast: hai să-mi fac mie de data asta un mini-calcul! 🙂

Ideea de bază era:

• câștig atâta
• cheltuielile inevitabile (chirie, curent etc.) mă costă atâta
• mai scad 1,000 RON
• dacă împart ce-mi rămâne, la 31 de zile cât am de așteptat până la următorul salariu, ar veni e.g. 40 RON
• mă descurc cu 40 RON/zi?

Cam așa au arătat cca. primele două săptămâni de monitorizare:

1. Celula “Total cash” era mereu actualizată manual în forma asta: banii din portofel + bonuri de masă rămase + banii de pe card.
2. Celula “Pay Day” era ziua de salariu, introdusă manual.
3. În celula “Today” era formula “=TODAY()”, care actualiza data automat.
4. În celula “Days left“ era diferența dintre Pay Day și Today (C= B-A).
5. În celula “Daily Allowance“ era raportul dintre câți bani am azi și câte zile mai sunt până la salariu (E= D/C), deci cât pot cheltui în medie pe zi.

La scurt timp după, m-am gândit că dacă tot fac asta, s-o fac mai detaliat: să văd exact pe ce cheltui banii, și unde, nu doar să știu că-mi ajung. Așa că am legat sumarul de mai sus din Figura 1 de un tabel (în format Table) cu trei coloane relevante pentru mine:

A. Tipul de cheltuială (e.g.: mâncare)
B. Unde cheltui (e.g.: Auchan, Profi, La Casa)
C. Cât plătesc

Fiindcă vreau să am totul cu exactitate, păstrez bonurile de casă și le arunc abia după ce populez tabelul. Dacă se întâmplă să nu primesc bon, îmi notez în telefon. Pare un efort, dar m-am obișnuit repede.

Deci partea pe care o văd cel mai des e cea din Figura 2, fiindcă o actualizez aproape zilnic. Majoritatea cifrelor din imagine sunt fictive.

Figura 2, explicată sumar:

1. Partea din stânga sus, rândurile 1-13 le-am delimitat cu linie groasă de restul fiindcă sunt cheltuielile recurente, pe care le plătesc de obicei imediat ce primesc salariul. Mă ajută vizual, atâta tot.
2. Ce e sub linia groasă, sunt cheltuieli aleatorii zilnice. Adaug atâtea rânduri de câte e nevoie în fiecare lună.
3. Veniturile sunt trecute cu minus, ca să pot trece cu comoditate cheltuielile (care-s mult mai multe linii) cu plus.
4. În C39 e suma tuturor cheltuielilor și veniturilor lunii curente, deci practic venit minus cheltuieli.
5. În H2 e valoarea din C39, dar cu minusul anulat, pentru a vizualiza frumos câți bani am conform calculului venit minus cheltuieli.
6. Sub tabelul din coloanele E-I e o reconciliere: practic, câți bani am din venituri minus cheltuieli (C39 sau H2) ar trebui să reflecte exact câți bani am în portofel plus carduri plus eventual bonuri de hârtie (H12). Dacă acea DELTA (H2-H12) e zero, înseamnă pe scurt că am monitorizat totul corect și că nu mi s-a extras ceva neașteptat din vreun cont.
7. Legat de Economii, în general pun atât de mult în fiecare lună până când văd că acel “Daily Allowance”, adică suma care mi-ar rămâne de cheltuit zilnic, e una cu care am învățat în timp că mă descurc. Nu aveam habar cât e înainte de-a avea Excel-ul.

De exemplu, dacă vreau să-mi cumpăr papuci cu 300 RON, pot să văd – imediat ce pun provizoriu cheltuiala în partea albastră a tabelului – cu cât îmi scade suma rămasă zilnic. Dacă e prea mică și dacă hotărăsc că-mi iau papucii, e foarte posibil să pun mai puțin în Economii. Sau să mut o parte din banii din contul de economii înapoi în contul curent, ca să mă descurc.

Ultima parte pe care am adăugat-o e un Pivot, conectat la sursa de mai sus. Asta mă ajută să văd exact câți bani din fiecare categorie cheltui, și unde. În funcție de asta, pot să iau anumite decizii. De exemplu, la un moment dat am văzut că cheltui mai mult la Profi-ul din fața blocului decât la Auchan, care e la 200 de metri. Chestiile de la Profi îs mai scumpe și mai proaste, așa că a fost un impuls să-mi mișc curu’ mai des la Auchan.

La finalul fiecărei luni financiare, adică data de 15 în cazul meu, pun Excel-ul acelei luni deoparte și pornind de la el, îl golesc și-l creez pe cel pentru luna următoare.

Mai am unul în care doar consolidez (copy-paste) toate datele din celulele albastre din toate lunile. Acum am date pe 3 ani de zile și e interesant să văd cât am plătit pe chirie în timpul ăsta, câți bani am dat în total pe mâncare și cel mai rău, câți bani am dat pe țigări. Date pe baza cărora pot să iau decizii de genul:

Dacă atâta plătesc chiria, care ar fi diferența pe care aș plăti-o dacă mi-aș cumpăra un apartament? Îmi permit? Dacă renunț cu succes la fumat și nu-l înlocuiesc cu un alt obicei negativ, îmi plătește diferența de rată?

Am înapoiat cu succes cei 4,000 RON în cele 4 luni și tot în timpul ăla am învățat multe despre obiceiurile de-a cheltui și metode mai eficiente de-a economisi.

Vă las șablonul din imaginile de mai sus [aici], pentru Download.
Repet, majoritatea cifrelor sunt fictive, mai cu seamă cele legate de venituri, dar sper sincer ca șablonul și modelul să vă folosească.

Dacă aveți orice fel de întrebări, dar și sugestii, le aștept cu interes.